Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας στο excel 2007



Για να διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων ή για να περιορίσετε τις καταχωρήσεις σε συγκεκριμένες επιλογές που έχετε καθορίσει, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα καταχωρήσεων, η οποία να αποτελείται από κελιά που βρίσκονται σε κάποιο άλλο σημείο του βιβλίου εργασίας.

Κατά τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας για ένα κελί, εμφανίζεται ένα βέλος σε αυτό το κελί. Για να καταχωρήσετε πληροφορίες σε αυτό το κελί, κάντε κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καταχώρηση που θέλετε απο την λίστα που εμφανίζεται.

Για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα από μια περιοχή κελιών, χρησιμοποιήστε την εντολή Επικύρωση δεδομένων της ομάδας Εργαλεία δεδομένων που βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα. 

 

Για να δημιουργήσετε μια λίστα έγκυρων καταχωρήσεων για την αναπτυσσόμενη λίστα, πληκτρολογήστε τις καταχωρήσεις σε μια μεμονωμένη στήλη ή γραμμή χωρίς κενά κελιά. Για παράδειγμα: 

 

 Α  Β
 1  Πωλήσεις
 2  Χρηματοοικονομικά
 3  R&D
 4  MIS

 

Tαξινομήσετε τα δεδομένα με τη σειρά που θέλετε να εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα.


Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο φύλλο εργασίας, πληκτρολογήστε τη λίστα σε αυτό το φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, καθορίστε ένα όνομα (όνομα: Η λέξη ή συμβολοσειρά χαρακτήρων που αντιπροσωπεύει ένα κελί, μια περιοχή κελιών, έναν τύπο ή μια τιμή σταθεράς. Χρησιμοποιήστε εύκολα στην κατανόηση ονόματα, όπως "Προϊόντα", για να αναφερθείτε σε δυσνόητες περιοχές, όπως "Πωλήσεις!C20:C30".) για τη λίστα.

Για να ορίσετε ονομα για μια λίστα 

1 Επιλέξτε το κελί, την περιοχή κελιών ή μη συνεχόμενες επιλογές (μη γειτονική επιλογή: Η επιλογή δύο ή περισσότερων κελιών ή περιοχών που δεν εφάπτονται. Κατά τη σχεδίαση μη γειτονικών επιλογών σε ένα γράφημα, βεβαιωθείτε ότι οι συνδυασμοί επιλογών σχηματίζουν παραλληλόγραμμο.) τις οποίες θέλετε να ονομάσετε.
2 Κάντε κλικ στο πλαίσιο Όνομα, στο αριστερό άκρο της γραμμής τύπων (γραμμή τύπων: Η γραμμή στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel που χρησιμοποιείται για την εισαγωγή ή επεξεργασία τιμών ή τύπων σε κελιά ή γραφήματα. Εμφανίζει την τιμή ή τον τύπο σταθεράς που είναι αποθηκευμένος στο ενεργό κελί.).

3 Πληκτρολογήστε το όνομα για τα κελιά, για παράδειγμα, ValidDepts.


4 Πιέστε το πλήκτρο ENTER. 

Στην συνέχεια για την δημιουργία της λίστας: 

Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα.


Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο στοιχείο Επικύρωση δεδομένων

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις.
Στο πλαίσιο Έγκριση, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα.
Για να καθορίσετε τη θέση της λίστας έγκυρων καταχωρήσεων, κάντε ένα από τα εξής:

* Στην περίπτωση που η λίστα βρίσκεται στο τρέχον βιβλίο εργασίας, καταχωρήστε μια παραπομπή στη λίστα, στο πλαίσιο Προέλευση.
* Στην περίπτωση που η λίστα βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας, καταχωρήστε το όνομα που έχετε καθορίσει για τη λίστα σας στο πλαίσιο Προέλευση.

Και στις δύο περιπτώσεις, βεβαιωθείτε ότι πριν από την παραπομπή ή το όνομα προηγείται το σύμβολο του ίσον (=). Για παράδειγμα, πληκτρολογείστε =ValidDepts

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Ανάπτυξη μέσα στο κελί.

Για να καθορίσετε αν το κελί θα παραμένει κενό, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Παράβλεψη κενών κελιών.


Προαιρετικά, εμφανίζεται ένα μήνυμα εισαγωγής όταν κάνετε κλικ στο κελί.

Καθορίστε τον τρόπο απόκρισης του Microsoft Office Excel κατά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων. 

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση προειδοποιητικού μηνύματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων.

2. Ενεργοποιήστε μία από τις ακόλουθες επιλογές για το πλαίσιο Στυλ:


* Για να εμφανίσετε ένα μήνυμα πληροφοριών το οποίο δεν εμποδίζει την καταχώρηση μη έγκυρων δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες.
* Για να εμφανίσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα το οποίο δεν εμποδίζει την καταχώρηση μη έγκυρων δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Προειδοποίηση.
* Για να αποτρέψετε την καταχώρηση μη έγκυρων δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή.
3. Πληκτρολογήστε τον τίτλο και το κείμενο του μηνύματος (έως 225 χαρακτήρες).

Εάν δεν πληκτρολογήσετε τίτλο ή κείμενο, ο προεπιλεγμένος τίτλος θα είναι "Microsoft Excel" και το προεπιλεγμένο μήνυμα θα είναι το: "Η τιμή που πληκτρολογήσατε δεν είναι έγκυρη. Έχει τεθεί περιορισμός από κάποιον χρήστη στις τιμές που επιτρέπεται να εισαχθούν σε αυτό το κελί."

Έχετε ολκληρώσει την λίστα σας. 

 

 

 

 

 

Τι να προσέξετε !!

Το πλάτος της αναπτυσσόμενης λίστας καθορίζεται από το πλάτος του κελιού που περιέχει την επικύρωση δεδομένων. Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το πλάτος αυτού του κελιού για να αποτρέψετε την περικοπή του πλάτους των έγκυρων καταχωρήσεων, το οποίο είναι μεγαλύτερο από το πλάτος της αναπτυσσόμενης λίστας


Ο μέγιστος αριθμός καταχωρήσεων που επιτρέπεται να υπάρχουν σε μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι 32.767


Στην περίπτωση που η λίστα επικύρωσης βρίσκεται σε άλλο φύλλο εργασίας και θέλετε να αποτρέψετε τους χρήστες να την βλέπουν ή να κάνουν αλλαγές σε αυτήν, εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε απόκρυψη και προστασία σε αυτό το φύλλο εργασίας.



5
Μέσος Όρος: 5 (6 votes)
Η βαθμολογία σας: Κανένα




    RSS Feeds  |  Δημιουργία Ιστοσελίδας